Laatste update: 1 oktober 2025

INLEIDING

Fitnxt Boutique hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen, hoe wij ze gebruiken en welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens.
Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten die Fitnxt Boutique aanbiedt via de website fitnxt.be, de mobiele applicatie, in onze fitnessclub en via andere kanalen.

ARTIKEL 1: VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
Fitnxt Boutique
Dorpsstraat 21/glv
2950 Kapellen (Antw.)
BTW BE 1025.988.103

E-mail: mail@fitnxt.be
Telefoon: +32 470 60 53 73
Website: fitnxt.be

ARTIKEL 2: WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens:

2.1 IDENTIFICATIEGEGEVENS

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Kopie identiteitsbewijs (indien nodig voor leeftijdsverificatie)

2.2 CONTACTGEGEVENS

• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats)

2.3 FINANCIËLE GEGEVENS

• Bankrekeningnummer (IBAN)
• Betalingshistoriek
• Facturatiegegevens

2.4 LIDMAATSCHAPSGEGEVENS

• Type abonnement
• Startdatum en einddatum lidmaatschap
• Toegangshistoriek (datum en tijd van bezoeken aan de club)
• Lidmaatschapsstatus (actief, geschorst, beëindigd)

2.5 GEZONDHEIDS- EN FITNESSGEGEVENS (indien van toepassing)

• Medische informatie die u vrijwillig verstrekt (medische schorsing)
• Fitnessdoelen en -voorkeuren
• Lichaamsmetingen (indien u kiest voor intake of begeleiding)
• Trainingsgegevens

Opgelet: Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens die extra bescherming genieten onder de AVG. Wij verwerken deze gegevens alleen met uw expliciete toestemming en alleen voor de doeleinden waarvoor u toestemming heeft gegeven.

2.6 TECHNISCHE GEGEVENS

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Apparaattype
• Cookiegegevens (zie ons cookiebeleid)
• Gebruiksgegevens van de website en app

2.7 CAMERABEELDEN

Video- en audiobeelden van cameratoezicht in de fitnessclub (zie artikel 10)

ARTIKEL 3: HOE VERZAMELEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens op de volgende manieren:

3.1 DIRECT VAN U

• Bij inschrijving (online of in de club)
• Bij contact via e-mail, telefoon of contactformulier
• Bij gebruik van de website of mobiele app
• Bij deelname aan enquêtes of promoties • Bij het indienen van klachten of verzoeken

3.2 AUTOMATISCH

• Via cookies en vergelijkbare technologieën op onze website (zie cookiebeleid)
• Via uw toegangskaart bij bezoek aan de club
• Via cameratoezicht in de fitnessclub

3.3 VAN DERDEN

• Van betaaldienstverleners (bevestiging van betalingen)
• Van uw bank (bij domiciliëring)

ARTIKEL 4: WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

4.1 UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST Rechtsgrond:

Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst (artikel 6.1.b AVG)

• Het beheren van uw lidmaatschap
• Het verlenen van toegang tot de fitnessclub
• Het verwerken van betalingen
• Het versturen van facturen en betalingsherinneringen
• Het behandelen van klachten en verzoeken
• Het bieden van klantenservice

4.2 WETTELIJKE VERPLICHTINGEN Rechtsgrond:

Wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG)

• Het bijhouden van boekhoudkundige administratie (7 jaar)
• Het voldoen aan belastingverplichtingen
• Het voldoen aan veiligheidsvoorschriften

4.3 GERECHTVAARDIGD BELANG Rechtsgrond:

Gerechtvaardigd belang van Fitnxt Boutique (artikel 6.1.f AVG)

• Het waarborgen van de veiligheid in de club via cameratoezicht
• Het voorkomen van fraude en misbruik
• Het verbeteren van onze dienstverlening
• Het onderhouden van onze IT-systemen
• Het beschermen van onze bedrijfsmiddelen
• Het voeren van verweer in juridische procedures

4.4 TOESTEMMING Rechtsgrond:

Uw expliciete toestemming (artikel 6.1.a AVG en artikel 9.2.a AVG voor bijzondere persoonsgegevens)

• Het versturen van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie
• Het verwerken van gezondheidsgegevens voor begeleiding
• Het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (zie cookiebeleid)
• Het gebruiken van uw gegevens voor analyses en verbetering van diensten

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

ARTIKEL 5: MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derden, behalve in de volgende gevallen:

5.1 VERWERKERS

Wij werken samen met externe partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken:

• IT-dienstverleners (hosting, software, cloudopslag)
• Betaaldienstverleners (banken, betalingsplatforms)
• Boekhoudkantoor
• Marketing- en communicatiediensten (e-mailmarketing)
• Analytische diensten (Google Analytics, zie cookiebeleid)

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten waarin is vastgelegd dat zij uw gegevens alleen mogen gebruiken voor de doeleinden die wij hebben bepaald en volgens onze instructies.

5.2 WETTELIJKE VERPLICHTINGEN

Wij kunnen uw gegevens delen met:

• Toezichthouders en andere autoriteiten als wij daartoe wettelijk verplicht zijn
• Juridische adviseurs in geval van geschillen
• Politie en justitie indien noodzakelijk voor opsporing van strafbare feiten

5.3 OVERDRACHT BUITEN DE EU

Sommige van onze verwerkers bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals:

• Google LLC (Verenigde Staten) – Google Analytics
• Meta Platforms Ireland Limited (Ierland) – Facebook Pixel

Voor overdrachten buiten de EER hebben wij passende waarborgen getroffen, zoals:

• Standaard Contractuele Clausules (SCC’s) goedgekeurd door de Europese Commissie
• Adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor bepaalde landen
• Binding Corporate Rules van de verwerker
  U kunt een kopie van deze waarborgen opvragen via mail@fitnxt.be.

ARTIKEL 6: HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

6.1 ACTIEVE LEDEN

Zolang uw lidmaatschap actief is, bewaren wij uw gegevens om de dienstverlening te kunnen leveren.

6.2 NA BEËINDIGING LIDMAATSCHAP

• Administratieve en financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting boekhoudwet)
• Contractuele gegevens: 10 jaar (verjaringstermijn contractuele vorderingen)
• Gezondheidsgegevens: Verwijderd binnen 30 dagen na beëindiging, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor het instellen of verdedigen van rechtsvorderingen
• Toegangshistoriek: 1 jaar na beëindiging
• Marketinggegevens: Tot u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt

6.3 CAMERABEELDEN

Camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor het instellen of verdedigen van rechtsvorderingen of voor onderzoek door autoriteiten.

6.4 COOKIEGEGEVENS

Zie ons cookiebeleid voor specifieke bewaartermijnen per type cookie.

ARTIKEL 7: HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatig gebruik, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

7.1 TECHNISCHE MAATREGELEN

• SSL-encryptie voor alle gegevensoverdrachten via de website
• Regelmatige back-ups van alle gegevens
• Beveiligde servers met toegangsbeveiliging
• Firewalls en antivirussoftware
• Regelmatige beveiligingsupdates van software en systemen

7.2 ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

• Toegang tot persoonsgegevens alleen voor medewerkers die deze toegang nodig hebben
• Vertrouwelijkheidsverklaringen voor alle medewerkers
• Beleid voor wachtwoordbeheer
• Procedure voor het melden en afhandelen van datalekken
• Regelmatige evaluatie van beveiligingsmaatregelen

7.3 DATALEK

In geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij:

• Het datalek binnen 72 uur melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
• U informeren over het datalek en de genomen maatregelen
• Maatregelen nemen om verdere schade te voorkomen

ARTIKEL 8: UW RECHTEN

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

8.1 RECHT OP INZAGE (artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken. U kunt een kopie opvragen van uw persoonsgegevens.

8.2 RECHT OP RECTIFICATIE (artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aan te vullen.

8.3 RECHT OP VERWIJDERING / ‘RECHT OM VERGETEN TE WORDEN’ (artikel 17 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen in bepaalde gevallen, zoals:

• De gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld
• U trekt uw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking
• U maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen dwingende gerechtvaardigde gronden
• De gegevens zijn onrechtmatig verwerkt
• De gegevens moeten worden verwijderd om te voldoen aan een wettelijke verplichting

Opgelet: Dit recht is niet absoluut. Wij kunnen de verwijdering weigeren als wij de gegevens nog nodig hebben voor:

• Het nakomen van een wettelijke verplichting (bijv. boekhoudkundige verplichtingen)
• Het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen

8.4 RECHT OP BEPERKING VAN DE VERWERKING (artikel 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in bepaalde gevallen, zoals:

• U betwist de juistheid van de gegevens
• De verwerking is onrechtmatig maar u wilt niet dat de gegevens worden verwijderd
• Wij hebben de gegevens niet meer nodig maar u heeft ze nodig voor een rechtsvordering
• U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en wij onderzoeken of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen

8.5 RECHT OP GEGEVENSOVERDRAAGBAARHEID (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht geldt alleen voor gegevens die:

• U zelf aan ons heeft verstrekt
• Worden verwerkt op basis van toestemming of uitvoering van een overeenkomst
• Worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde procedés

8.6 RECHT VAN BEZWAAR (artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die is gebaseerd op gerechtvaardigd belang. Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

8.7 RECHT OM NIET ONDERWORPEN TE WORDEN AAN GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING (artikel 22 AVG)

U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor u of u in vergelijkbare mate treft. Fitnxt Boutique maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

8.8 RECHT OM TOESTEMMING IN TE TREKKEN

Als wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

8.9 HOE KUNT U UW RECHTEN UITOEFENEN?

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via:

• E-mail: mail@fitnxt.be
• Post: Dorpsstraat 21, 2950 Kapellen
• In de club bij onze medewerkers

Wij zullen binnen één maand op uw verzoek reageren. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd indien nodig, waarbij wij u hiervan op de hoogte zullen stellen.

Voor het uitoefenen van uw rechten kunnen wij u vragen om uw identiteit te bewijzen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens.

ARTIKEL 9: MINDERJARIGEN

Onze diensten zijn alleen toegankelijk voor personen van 18 jaar en ouder. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van de ouders of voogd. Als u vermoedt dat wij persoonsgegevens hebben verzameld van een minderjarige zonder de juiste toestemming, neem dan contact met ons op via mail@fitnxt.be.

ARTIKEL 10: CAMERATOEZICHT
10.1 WAAROM CAMERATOEZICHT?

Fitnxt Boutique maakt gebruik van cameratoezicht in de fitnessclub voor de volgende doeleinden:

• Waarborgen van de veiligheid van leden, personeel en bezoekers
• Voorkomen en opsporen van diefstal en vandalisme
• Bescherming van bedrijfsmiddelen en eigendommen
• Toezicht tijdens onbemande uren

Het cameratoezicht is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid te waarborgen (artikel 6.1.f AVG).

10.2 WAAR HANGEN CAMERA’S?

Camera’s zijn aanwezig in:

• De sportruimte / trainingsruimte
• Het loungegedeelte
• De entree/receptie

Camera’s zijn NIET aanwezig in:

• Toiletten
• Kleedkamers
• Doucheruimtes (indien aanwezig)

10.3 VIDEO- EN AUDIO OPNAME

Onze camera’s maken zowel video- als audio-opnames. Door het betreden van de club stemt u in met deze opnames. Bij de ingang van de club zijn duidelijke pictogrammen aangebracht die aangeven dat er cameratoezicht is.

10.4 WIE HEEFT TOEGANG TOT DE BEELDEN?

Alleen geauthoriseerd personeel van Fitnxt Boutique heeft toegang tot de camerabeelden. Camerabeelden worden niet gedeeld met derden, behalve:

• Op verzoek van politie of justitie in het kader van een strafrechtelijk onderzoek
• Op verzoek van leden in geval van diefstal van hun eigendommen (alleen beelden waarop zij zelf voorkomen)

10.5 BEWAARTERMIJN CAMERABEELDEN

Camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd, tenzij:

• Er een incident heeft plaatsgevonden dat nader onderzoek vereist
• De beelden nodig zijn als bewijs in een juridische procedure
• Autoriteiten om bewaring hebben verzocht in het kader van een onderzoek

10.6 UW RECHTEN MET BETREKKING TOT CAMERABEELDEN

U heeft het recht om:

• Inzage te vragen in camerabeelden waarop u zelf voorkomt
• Een kopie te vragen van beelden waarop u voorkomt (mits andere personen onherkenbaar worden gemaakt)
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van camerabeelden

Opgelet: Als u bezwaar maakt tegen cameratoezicht, kunnen wij u helaas geen toegang meer verlenen tot de fitnessclub, aangezien het cameratoezicht een essentieel onderdeel is van onze veiligheidsmaatregelen.

ARTIKEL 11: COOKIES EN TRACKING

Voor informatie over het gebruik van cookies en andere trackingtechnologieën op onze website, verwijzen wij naar ons aparte cookiebeleid dat beschikbaar is op fitnxt.be/cookiebeleid.

ARTIKEL 12: NIEUWSBRIEF EN MARKETING

12.1 TOESTEMMING

Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of marketingcommunicatie, vragen wij uw expliciete toestemming. Wij sturen u dan informatie over:

• Nieuwe diensten en aanbiedingen
• Evenementen en workshops
• Tips en advies over training en gezondheid
• Acties en promoties

12.2 AFMELDEN

U kunt zich te allen tijde afmelden voor onze nieuwsbrief via:

• De afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief
• Contact met ons opnemen via de contactgegevens in artikel 1

12.3 PROFILING

Wij kunnen uw gegevens gebruiken om u relevantere informatie te sturen op basis van uw interesses en gedrag. Dit doen wij alleen met uw toestemming en u kunt hier te allen tijde bezwaar tegen maken.

ARTIKEL 13: LINKS NAAR ANDERE WEBSITES

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Dit privacybeleid is niet van toepassing op websites van derden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan het privacybeleid van deze websites te lezen voordat u deze websites gebruikt.

ARTIKEL 14: WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACYBELEID

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld vanwege wijzigingen in onze diensten of wijzigingen in de privacywetgeving. De meest actuele versie van ons privacybeleid staat altijd op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via e-mail of via een melding op de website. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan dit document vermeld.

ARTIKEL 15: VRAGEN EN KLACHTEN

15.1 CONTACT

Als u vragen of opmerkingen heeft over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan gerust contact met ons op:

E-mail: mail@fitnxt.be – Telefoon: +32 470 60 53 73 – Post: Nxt Concepts, Dorpsstraat 21,

2950 Kapellen – Website: fitnxt.be

15.2 KLACHT INDIENEN BIJ TOEZICHTHOUDER

Als u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel – Telefoon: +32 (0)2 274 48 00 – E-mail: contact@apd-gba.be – Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder in uw land van verblijf of werkplek, of in het land waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden.

SAMENVATTING – KERNPUNTEN

• Fitnxt Boutique verzamelt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening
• Uw gegevens worden beveiligd met passende technische en organisatorische maatregelen
• Wij delen uw gegevens niet met derden, behalve met verwerkers die namens ons werken
• U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering en andere rechten onder de AVG
• Cameratoezicht is aanwezig voor veiligheid (niet in kleedkamers/toiletten)
• U kunt uw toestemming voor marketing en nieuwsbrieven te allen tijde intrekken
• Bij vragen of klachten kunt u contact met ons opnemen of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit